Uncategorized kategória bejegyzései

Kontrolling bevezetés több fejezetben – 4. rész

Célegyenesben

Május közepén kellett „beugrani” és a magára hagyott könyvelők irányítását átvenni. A feladat a működőképesség elérése és folyamatos biztosítása volt.  A részleteket illetően idézek a megbízási szerződésből:

  • A naprakész könyvelés megvalósítása. A naprakészség a következőket jelenti:
    • Szállítói számlák könyvelése a beérkezést követő 1 munkanapon belül
    • Bank könyvelés a tárgynapot követő első munkanapon
    • Pénztár könyvelés azonnal
    • Bérfeladás és értékcsökkenés tárgyhót követő 10. munkanapig
  • Az alábbi pénzügyi folyamatok teljeskörű megvalósítása az SAP Business One (továbbiakban: SAP) keretein belül
    • Vevő-szállító folyószámla nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetése
    • Átutalási csomagok készítése
    • Szállítói rendelések készítése és kiküldése
    • Immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása és a velük kapcsolatos gazdasági események rögzítése az SAP eszköz modulja segítségével
  • Az éves operatív tervezés bevezetése, a 2018 évi (pilot) tervezési folyamat kidolgozása és koordinált megvalósítása
  • Fentiekhez szükséges irányítás, vezetési és oktatási feladatok elvégzése

A fentiekből is látható, hogy egy kivétellel ennek nem sok köze volt az eredeti megbízáshoz, illetve a kontrolling rendszer kiépítéséhez, de ha valaki ács és tetőt akar a házra tenni, akkor falak nélkül ezt nehezen tudja véghez vinni. Természetesen jogos a közbevetés, miszerint az ács nem szokott kőműves munkát végezni, de ebben az esetben az a szerencsés helyzet állt elő, hogy „ács” és „kőműves” gyakorlat is rendelkezésre állt.

A helyzet tanulsága az, hogy a dolgok összefüggenek és minden esetben a megbízó érdekeit kell szem előtt tartani. Nem lehet hátradőlni és várni, hogy optimálisak legyenek a feltétételek.  A feltételek sosem azok és képesnek kell lenni komplex szolgáltatást nyújtani.

A munka elkezdődött és hamar kiderült, hogy a könyvelők tudásával és hozzáállásával nincs gond, csak a megfelelő irányítás hiányzott. A lemaradást sikerült behozni, kisebb-nagyobb zökkenők után a 2018-as év nyitása is megtörtént, a nyitó analitikák migrálását is sikerült megoldani és folyt a tárgyévi bizonylatok feldolgozása.

Az erőfeszítések meghozták az eredményt, az igért határidőre – 2018.07.17 – első féléves főkönyvi kivonatot tudtunk produkálni. A könyvelés tartalmazta az értékcsökkenést, bérfeladást is, mégpedig a havi zárlati munkák részeként, az SAP az eladási pillanatában könyvelte az ELÁBÉ-t, így valós képet tudtunk adni a cég működésérőé. Ezt követően elkészítettük a féléves mérleget, mely már az elhatárolásokat is magában foglalta. Az „Elhatárolások kontrolling módra” című írásomban ismertettem, hogy a kontrolling riportokban hogyan jelenítettük meg az évközi elhatárolásokat, ez most fordítva is működött, a riport adatbázisból kinyert adatok alapján ezek a mérlegbe is bekerültek.

A könyvelés egyenesbe került és ez meglátszott a kontrolling munka produktumaiban is, a riportok egyre valóságosabb képet mutattak a társaság gazdálkodásáról, a pozitívumokról és a negatívumokról egyaránt.

2018 augusztusában úgy éreztem itt az ideje a számvetésnek, összefoglalni, hogy hova jutottunk és milyen teendők vannak még előttünk. Mindezekről egy összefoglaló jelentés készült a tulajdonos részére, melyből csak a kontrollingra vonatkozó részt idézem:

„……. A kontrolling rendszer kiépült, a havi, illetve negyedéves beszámolók működnek, de két probléma megoldásra vár:

A kontrollig rendszer jelenleg féloldalas, mert nincs terv, tervezés. Éves operatív terv nélkül a riportok nem tudják hivatásukat betölteni, nem tárják fel az eltéréseket, nem működik a visszacsatolás………….

Feladatok:

  • Éves tervezés megvalósítása
  • Projekt kontrolling

A projekt kontrolling feltételei megvannak részben informatikai oldalról (SAP), részben pedig a költségek egy részének manuális nyilvántartása jelenleg is folyik. Ezt az üzleti tevékenységre vonatkozóan teljeskörűvé kell tenni minden közvetlen költségfajtára vonatkozóan (Anyag, élőmunka, egyéb közvetlen) és ki kell tudnunk mutatni az egyes üzletek fedezet tartamát.”

A tulajdonos a fentieket elfogadta és megbízást kaptunk mindkét feladat megvalósítására. A következő és – egyelőre – utolsó részben beszámolok arról, hogy milyen részfeladatok megoldásán keresztül tudunk eleget tenni a megbízásnak és hogyan kezdtünk hozzá.

Következik: úton az igazi kontrolling felé

Elhatárolás kontrolling módra

A kontrolling egyik fontos feladata, hogy valósághű módon számoljon be a vállalat gazdálkodásáról. A beszámolási időszakhoz tartozó bevételek és ráfordítások számbavétele sok esetben nem is olyan egyszerű, mert a könyvelt bizonylatokon szereplő dátum és az adott gazdasági esemény tényleges felmerülése nagyon gyakran nem esik egybe.

A vállalkozások egy része, illetve a könyvelést végző cég csak a beszámoló készítésekor él ezzel a lehetőséggel, elsősorban azok, melyek a könyvelést nem információforrásnak, csak szükséges rossznak tartják. Ebben az esetben az év közben egy-egy időszak könyvelt és valós számai nagy eltérést, illetve megmagyarázatlan ingadozást mutatnak.

Azok a vállalkozások, ahol a tulajdonos vagy a menedzsment felismerte, hogy a könyvelésből kinyert adatok nagyon is hasznosak lehetnek gyakran szembesülnek ezzel a problémával. Ekkor felmerül az igény, hogy a könyvelés oldja meg ezt a feladatot is és közelítsen a valós időbeni történesekhez. Ez a feladat azonban jelentős többletmunkát igényel akár a könyvelő cég, akár a saját számviteli csapat számára. Egy kis-, vagy közepes vállalkozás esetében ez olyan többlet költséget jelenthet (díjemelés vagy plusz munkaerő), melyet nem biztos, hogy szívesen felvállal a tulajdonos.

Ezen tud segíteni a kontroller, illetve egy jó szoftveres megoldás. Természetesen nem arról van szó, hogy a könyvelő helyett a kontroller fogja rögzíteni az elhatárolásokat, hiszen ezzel csak áttolnánk a feladatot az egyik helyről a másikra.

A megoldás kivitelezése előtt abból indultunk ki, év közben nem szükséges az elhatárolásokat a könyvekben rögzíteni, de a könyvelésre támaszkodó kontrolling riportokban viszont igen. A másik elvárás az volt, hogy ez ne manuálisan, hanem informatikai támogatással történjen. Ezért a példánkban szereplő vállalkozás által használt ERP rendszerben kihasználtuk azt a lehetőséget, hogy szabadon definiálható mezők állnak a felhasználók rendelkezésére. Egyet közülük kineveztünk „Elhatárolás” mezőnek, és ebbe a mezőbe bevétel, költség vagy ráfordítás könyvelésekor – ha az elhatárolandó – a tényleges hónapot jelentő számot kell beírni.

A vállalat a kontrolling munka támogatására az EasyPlan szoftvert használja. A EasyPlan az ERP-ből fogadott adatok alapján elvégzi az elhatárolást, azaz létrehozza a két kontrolling könyvelési tételt.  Az alábbiakban bemutatom a gyakorlati megvalósítást.

Részlet az ERP export fájlból:

Részlet a válllat 2018 09. havi riportjából

A riportban látható az eredeti számla tétel, forrása a könyvelés, és az elhatárolás két tétele (elhatárolás a 9. hónapról a 8. hónapra és a feloldás a 9. hónapban ellenkező előjellel). Ezzel a megoldással nagyon sok manuális munkát lehet megtakarítani és a kontrolling teljestette a vele szemben támasztott követelményt.

Fontos megjegyezni, hogy ez a megoldás csak a tárgyéven belüli elhatárolások esetén alkalmazható, az évek közötti elhatárolások esetén a könyvelésé marad a feladat, de ez még mindíg sokkal kevesebb, mint a teljes éves mennyiség.

Kontrolling bevezetés több fejezetben – 2. rész

SAP Integráció

Megalakult a projekt team és elkezdődött a munka. Közös megegyezés volt abban, hogy kell valaki, aki a társaság részéről koordinálja a feladatokat, kapcsolattartó a tanácsadó és az SAP bevezető team, illetve a külső könyvelő cég között. Abban is megegyezés született, hogy későbbiekben ennek a személynek lesz a feladata a vállalati számviteli-pénzügyi kompetencia kiépítése, illetve vezetése.

Tehát a következő lépés ennek a személynek a kiválasztása volt. Ma már világos, hogy én, mint tanácsadó és a vállalat is hibát követett el.  A vállalat ott volt tévedésben, hogy tapasztalat híján nem kért szakmai segítséget a kiválasztás folyamatában, én pedig tudomásul vettem ezt a helyzetet. Ennek a közös tévedésnek súlyos következményei lettek, mert a választás egy olyan személyre esett, aki nem csak szakmailag volt alkalmatlan erre a pozícióra, de emberileg is sokat ártott a projektnek.

Nem kívánok a részletekre kitérni, de a lényeg az, hogy az új kolléga működése következtében a projekt félrement és a helyzet ahhoz hasonlított, mit amikor téves váltóállítás miatt a vonat rossz vágányra megy és ezt felismerve a mozdonyvezető kénytelen visszatolatni és a helyes irányba állítani a vonatot. Ez volt a mi feladatunk is, amikor felismerve a helyzetet, a vállalat meghozta a szükséges személy döntést.

A számviteli modul részeként teljesen új számlakeret készült, kidolgozásra került az új cikktörzs is és elvégeztük a különböző paraméterek beállításait is. Ezzel párhuzamosan folyt az oktatás is.

Befejezésre várt még a beszerzés és raktárgazdálkodás modul bevezetése, illetve a pénzügyi folyamatok korszerűsítése (Bankműveletek automatizálása, kintlévőségkezelés, vevőminősítés stb.) Ehhez azonban hiányoztak a személyi feltételek, a pénzügyi-számviteli terület sem vezetővel, sem munkatársakkal nem rendelkezett.

Az integrációs projekt így – nem kis késéssel – tavaly nyáron zárult le. Ennek keretében bevezetésre került a számviteli- pénzügyi modul, részben a beszerzés és a készlet modul. Teszt jelleggel a könyvelés az SAP-ban is elindult, de 2017-ben az teszt és az éles munka is még a könyvelő cég kezelésében maradt. A döntés az volt, hogy az éles indulás 2018 január 1. és erre az időpontra kell a szervezetnek is felállnia.

Az integrációs projekt előrehaladtával megindult a kontrolling rendszer kiépítése is. Első körben elfogadásra került az új szervezeti felépítés és erre alapozva kidolgoztuk a költséghelyi rendszert is.

Megtörtént az EasyPlan szoftver bevezetése is, létrehoztuk az adatbázist, a paraméterek beállítása és a törzsállományok feltöltése megtörtént, az EasyPlan készen állt a könyvelési adatok fogadására. Az SAP partner cég elkészítette az EasyPlan számára kompatibilis export fájlt létrehozó lekérdezést. Elkészült a kontrolling kézikönyv, benne többek között a riport, illetve a havi, negyedéves beszámolók tervezete, a folyamatok leírása, határidők és egyéb jellemzők rögzítése.

Ezt követően elkészült az első – még teszt – riport a 2017 11-12. havi időszakról, kiegészítve szöveges elemzéssel is. A riport forrása az SAP könyvelés volt, mely tesztjellege miatt erősen hiányos volt. Különböző technikai és személyi okok miatt nem tartalmazta az eszközök értékcsökkenést és a személy ráfordításokat sem. Ezért a riport nagyon sok kontrolling könyvelést, elhatárolást tartalmazott, de arra alkalmas volt, hogy év közben megközelítő képet adjon a vállalat és az egyes profit-, illetve cost centerek gazdálkodásáról, valamint bemutassa a menedzsment részére, hogy is néz ki egy kontrolling riport.

A projekt sikeres haladása ellenére a kialakított rendszer nem volt tökéletes. Az új megoldások bevezetése minden esetben a bevezető (tanácsadó) és a befogadó (vállalat) közös munkája, bizonyos döntéseket közösen kell meghozniuk. A tanácsadó felelőssége abban van, hogy ezeket a döntéseket igyekszik úgy befolyásolni, hogy azok a szakmai meggyőződése szerinti legjobb irányba vigyék a folyamatot.

Ma már világosan látszik, hogy az elfogadott szervezeti felépítés nem a vállalat valós struktúráját tükrözte és az erre felépített költséghelyi rendszer egyrészt túlzottan tagolt lett, másrészt nem a vállalat működési modelljéhez igazodott. Nem sikerült elfogadtatni a tulajdonossal azt sem, hogy a 2018-as évre készüljön éves terv, mert enélkül a riportok nem töltik be hivatásukat, a visszacsatolás nem működik.

A 2017-es év így zárult, és következett a 2018-as év valamint újabb probléma, mely igen súlyos következményekkel fenyegetett.

Folytatás: Romokban a szervezet