Célegyenesben

Május közepén kellett „beugrani” és a magára hagyott könyvelők irányítását átvenni. A feladat a működőképesség elérése és folyamatos biztosítása volt.  A részleteket illetően idézek a megbízási szerződésből:

• A naprakész könyvelés megvalósítása. A naprakészség a következőket jelenti:
  • Szállítói számlák könyvelése a beérkezést követő 1 munkanapon belül
  • Bank könyvelés a tárgynapot követő első munkanapon
  • Pénztár könyvelés azonnal
  • Bérfeladás és értékcsökkenés tárgyhót követő 10. munkanapig
• Az alábbi pénzügyi folyamatok teljeskörű megvalósítása az SAP Business One (továbbiakban: SAP) keretein belül
  • Vevő-szállító folyószámla nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetése
  • Átutalási csomagok készítése
  • Szállítói rendelések készítése és kiküldése
  • Immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása és a velük kapcsolatos gazdasági események rögzítése az SAP eszköz modulja segítségével
• Az éves operatív tervezés bevezetése, a 2018 évi (pilot) tervezési folyamat kidolgozása és koordinált megvalósítása
• Fentiekhez szükséges irányítás, vezetési és oktatási feladatok elvégzése

A fentiekből is látható, hogy egy kivétellel ennek nem sok köze volt az eredeti megbízáshoz, illetve a kontrolling rendszer kiépítéséhez, de ha valaki ács és tetőt akar a házra tenni, akkor falak nélkül ezt nehezen tudja véghez vinni. Természetesen jogos a közbevetés, miszerint az ács nem szokott kőműves munkát végezni, de ebben az esetben az a szerencsés helyzet állt elő, hogy „ács” és „kőműves” gyakorlat is rendelkezésre állt.

A helyzet tanulsága az, hogy a dolgok összefüggenek és minden esetben a megbízó érdekeit kell szem előtt tartani. Nem lehet hátradőlni és várni, hogy optimálisak legyenek a feltétételek.  A feltételek sosem azok és képesnek kell lenni komplex szolgáltatást nyújtani.

A munka elkezdődött és hamar kiderült, hogy a könyvelők tudásával és hozzáállásával nincs gond, csak a megfelelő irányítás hiányzott. A lemaradást sikerült behozni, kisebb-nagyobb zökkenők után a 2018-as év nyitása is megtörtént, a nyitó analitikák migrálását is sikerült megoldani és folyt a tárgyévi bizonylatok feldolgozása.

Az erőfeszítések meghozták az eredményt, az igért határidőre – 2018.07.17 – első féléves főkönyvi kivonatot tudtunk produkálni. A könyvelés tartalmazta az értékcsökkenést, bérfeladást is, mégpedig a havi zárlati munkák részeként, az SAP az eladási pillanatában könyvelte az ELÁBÉ-t, így valós képet tudtunk adni a cég működésérőé. Ezt követően elkészítettük a féléves mérleget, mely már az elhatárolásokat is magában foglalta. Az „Elhatárolások kontrolling módra” című írásomban ismertettem, hogy a kontrolling riportokban hogyan jelenítettük meg az évközi elhatárolásokat, ez most fordítva is működött, a riport adatbázisból kinyert adatok alapján ezek a mérlegbe is bekerültek.

A könyvelés egyenesbe került és ez meglátszott a kontrolling munka produktumaiban is, a riportok egyre valóságosabb képet mutattak a társaság gazdálkodásáról, a pozitívumokról és a negatívumokról egyaránt.

2018 augusztusában úgy éreztem itt az ideje a számvetésnek, összefoglalni, hogy hova jutottunk és milyen teendők vannak még előttünk. Mindezekről egy összefoglaló jelentés készült a tulajdonos részére, melyből csak a kontrollingra vonatkozó részt idézem:

„……. A kontrolling rendszer kiépült, a havi, illetve negyedéves beszámolók működnek, de két probléma megoldásra vár:

A kontrollig rendszer jelenleg féloldalas, mert nincs terv, tervezés. Éves operatív terv nélkül a riportok nem tudják hivatásukat betölteni, nem tárják fel az eltéréseket, nem működik a visszacsatolás………….

Feladatok:

• Éves tervezés megvalósítása
• Projekt kontrolling

A projekt kontrolling feltételei megvannak részben informatikai oldalról (SAP), részben pedig a költségek egy részének manuális nyilvántartása jelenleg is folyik. Ezt az üzleti tevékenységre vonatkozóan teljeskörűvé kell tenni minden közvetlen költségfajtára vonatkozóan (Anyag, élőmunka, egyéb közvetlen) és ki kell tudnunk mutatni az egyes üzletek fedezet tartamát.”

A tulajdonos a fentieket elfogadta és megbízást kaptunk mindkét feladat megvalósítására. A következő és – egyelőre – utolsó részben beszámolok arról, hogy milyen részfeladatok megoldásán keresztül tudunk eleget tenni a megbízásnak és hogyan kezdtünk hozzá.

Következik: úton az igazi kontrolling felé

A kontrolling egyik fontos feladata, hogy valósághű módon számoljon be a vállalat gazdálkodásáról. A beszámolási időszakhoz tartozó bevételek és ráfordítások számbavétele sok esetben nem is olyan egyszerű, mert a könyvelt bizonylatokon szereplő dátum és az adott gazdasági esemény tényleges felmerülése nagyon gyakran nem esik egybe.

A vállalkozások egy része, illetve a könyvelést végző cég csak a beszámoló készítésekor él ezzel a lehetőséggel, elsősorban azok, melyek a könyvelést nem információforrásnak, csak szükséges rossznak tartják. Ebben az esetben az év közben egy-egy időszak könyvelt és valós számai nagy eltérést, illetve megmagyarázatlan ingadozást mutatnak.

Azok a vállalkozások, ahol a tulajdonos vagy a menedzsment felismerte, hogy a könyvelésből kinyert adatok nagyon is hasznosak lehetnek gyakran szembesülnek ezzel a problémával. Ekkor felmerül az igény, hogy a könyvelés oldja meg ezt a feladatot is és közelítsen a valós időbeni történesekhez. Ez a feladat azonban jelentős többletmunkát igényel akár a könyvelő cég, akár a saját számviteli csapat számára. Egy kis-, vagy közepes vállalkozás esetében ez olyan többlet költséget jelenthet (díjemelés vagy plusz munkaerő), melyet nem biztos, hogy szívesen felvállal a tulajdonos.

Ezen tud segíteni a kontroller, illetve egy jó szoftveres megoldás. Természetesen nem arról van szó, hogy a könyvelő helyett a kontroller fogja rögzíteni az elhatárolásokat, hiszen ezzel csak áttolnánk a feladatot az egyik helyről a másikra.

A megoldás kivitelezése előtt abból indultunk ki, év közben nem szükséges az elhatárolásokat a könyvekben rögzíteni, de a könyvelésre támaszkodó kontrolling riportokban viszont igen. A másik elvárás az volt, hogy ez ne manuálisan, hanem informatikai támogatással történjen. Ezért a példánkban szereplő vállalkozás által használt ERP rendszerben kihasználtuk azt a lehetőséget, hogy szabadon definiálható mezők állnak a felhasználók rendelkezésére. Egyet közülük kineveztünk „Elhatárolás” mezőnek, és ebbe a mezőbe bevétel, költség vagy ráfordítás könyvelésekor – ha az elhatárolandó – a tényleges hónapot jelentő számot kell beírni.

A vállalat a kontrolling munka támogatására az EasyPlan szoftvert használja. A EasyPlan az ERP-ből fogadott adatok alapján elvégzi az elhatárolást, azaz létrehozza a két kontrolling könyvelési tételt.  Az alábbiakban bemutatom a gyakorlati megvalósítást.

Részlet az ERP export fájlból:

Részlet a válllat 2018 09. havi riportjából

A riportban látható az eredeti számla tétel, forrása a könyvelés, és az elhatárolás két tétele (elhatárolás a 9. hónapról a 8. hónapra és a feloldás a 9. hónapban ellenkező előjellel). Ezzel a megoldással nagyon sok manuális munkát lehet megtakarítani és a kontrolling teljestette a vele szemben támasztott követelményt.

Fontos megjegyezni, hogy ez a megoldás csak a tárgyéven belüli elhatárolások esetén alkalmazható, az évek közötti elhatárolások esetén a könyvelésé marad a feladat, de ez még mindíg sokkal kevesebb, mint a teljes éves mennyiség.