Pályám során számtalanszor nekem szögezték a kérdést:
- Te tulajdonképpen mivel foglalkozol?
- Leginkább a kontrolling áll a legközelebb hozzám.
- Ok, de mi az a kontrolling?
Na itt jön a neheze. Számtalan definíciója létezik a kontrollingnak, de én még igazán szabatos, de közérthetővel nem találkoztam. Jellemző, hogy az írásmódban sincs egyetértés, van, aki az angol eredetit használja, de elfogadott a magyar változat is. (Szemtanúja voltam komoly szakmai vitának arról, hogy melyik írásmód mit fejez ki)
Természetesen szakmabeliek egymást közt érteni vélik a szó jelentését, de ha egy KKV menedzsert vagy tulajdonost akarunk meggyőzni arról, hogy neki, illetve a vállalkozásának erre szüksége van, akkor mégis csak – számára is érthetően – definiálnunk kell a portékát.
Azt vallom, hogy a tett többet ér száz szónál, illetve egy jó példa egy akármilyen definíciónál. Természetesen, mint minden példa ez is erősen leegyszerűsített, de segíthet a megértésben. A filmvilágból kölcsönvett idézet alapján a példa megtörtént eseményeken alapszik
(Az összegek minden esetben ezer Ft-ban)
A riport alapján látható, hogy a tervezett bevételek és a közvetlen költségek is elmaradnak a tervezettől, így a fedezet 10 000 eFt-tal kevesebb, mint a terv
A következő táblázat azt az esetet szemlélteti, amikor működik a projekt kontrolling – bár még kezdetleges formában
A kép már árnyaltabb, azt látjuk, hogy az „A” projekt túlteljesített 4 MFt-tal, de a „B” elmaradt 15 MFt-tal. De valóban ez a helyzet?
A helyzet megváltozott. A kontroller adatgyűjtése már kiterjedt arra is, hogy az egyes projekt esetében mi várható kiadás és bevétel oldalon. A részletesebb vizsgálat alapján az eredmény megfordult és az eddig nyereségesnek látszó „A” projekt negatívba fordult a „B” pedig ellenkezőleg.
A példa nagyon leegyszerűsített, de képzeljünk el egy közel 2 milliárd Ft-os szolgáltató céget, ahol számtalan projekt fordul elő az 1 MFt-tól a 100 MFt-ig. Az évközi összesített – főkönyvi kivonat szerű – kimutatások nagyon félrevezetők lehetnek.
Természetesen a példa folytatódhatna tovább is, mert felmerül a kérdés, hogy a ráfordítások között mi található? Miképpen jelenik meg az élőmunkaráfordítás, amely a projekt kontrolling legnehezebben kezelhető eleme és így tovább. Felmerülhet a cash flow kérdése is, hiszen a fedezet időszakos elmaradása negatívan érinti a pénzáramlást. De a cél az volt, hogy bemutassuk, mire jó a kontrolling? A kontrolling arra jó, hogy általa az egész mögött kibonthatóvá válnak a részletek, amiben ott rejtőzik az ördög.