SAP Integráció

Megalakult a projekt team és elkezdődött a munka. Közös megegyezés volt abban, hogy kell valaki, aki a társaság részéről koordinálja a feladatokat, kapcsolattartó a tanácsadó és az SAP bevezető team, illetve a külső könyvelő cég között. Abban is megegyezés született, hogy későbbiekben ennek a személynek lesz a feladata a vállalati számviteli-pénzügyi kompetencia kiépítése, illetve vezetése.

Tehát a következő lépés ennek a személynek a kiválasztása volt. Ma már világos, hogy én, mint tanácsadó és a vállalat is hibát követett el.  A vállalat ott volt tévedésben, hogy tapasztalat híján nem kért szakmai segítséget a kiválasztás folyamatában, én pedig tudomásul vettem ezt a helyzetet. Ennek a közös tévedésnek súlyos következményei lettek, mert a választás egy olyan személyre esett, aki nem csak szakmailag volt alkalmatlan erre a pozícióra, de emberileg is sokat ártott a projektnek.

Nem kívánok a részletekre kitérni, de a lényeg az, hogy az új kolléga működése következtében a projekt félrement és a helyzet ahhoz hasonlított, mit amikor téves váltóállítás miatt a vonat rossz vágányra megy és ezt felismerve a mozdonyvezető kénytelen visszatolatni és a helyes irányba állítani a vonatot. Ez volt a mi feladatunk is, amikor felismerve a helyzetet, a vállalat meghozta a szükséges személy döntést.

A számviteli modul részeként teljesen új számlakeret készült, kidolgozásra került az új cikktörzs is és elvégeztük a különböző paraméterek beállításait is. Ezzel párhuzamosan folyt az oktatás is.

Befejezésre várt még a beszerzés és raktárgazdálkodás modul bevezetése, illetve a pénzügyi folyamatok korszerűsítése (Bankműveletek automatizálása, kintlévőségkezelés, vevőminősítés stb.) Ehhez azonban hiányoztak a személyi feltételek, a pénzügyi-számviteli terület sem vezetővel, sem munkatársakkal nem rendelkezett.

Az integrációs projekt így – nem kis késéssel – tavaly nyáron zárult le. Ennek keretében bevezetésre került a számviteli- pénzügyi modul, részben a beszerzés és a készlet modul. Teszt jelleggel a könyvelés az SAP-ban is elindult, de 2017-ben az teszt és az éles munka is még a könyvelő cég kezelésében maradt. A döntés az volt, hogy az éles indulás 2018 január 1. és erre az időpontra kell a szervezetnek is felállnia.

Az integrációs projekt előrehaladtával megindult a kontrolling rendszer kiépítése is. Első körben elfogadásra került az új szervezeti felépítés és erre alapozva kidolgoztuk a költséghelyi rendszert is.

Megtörtént az EasyPlan szoftver bevezetése is, létrehoztuk az adatbázist, a paraméterek beállítása és a törzsállományok feltöltése megtörtént, az EasyPlan készen állt a könyvelési adatok fogadására. Az SAP partner cég elkészítette az EasyPlan számára kompatibilis export fájlt létrehozó lekérdezést. Elkészült a kontrolling kézikönyv, benne többek között a riport, illetve a havi, negyedéves beszámolók tervezete, a folyamatok leírása, határidők és egyéb jellemzők rögzítése.

Ezt követően elkészült az első – még teszt – riport a 2017 11-12. havi időszakról, kiegészítve szöveges elemzéssel is. A riport forrása az SAP könyvelés volt, mely tesztjellege miatt erősen hiányos volt. Különböző technikai és személyi okok miatt nem tartalmazta az eszközök értékcsökkenést és a személy ráfordításokat sem. Ezért a riport nagyon sok kontrolling könyvelést, elhatárolást tartalmazott, de arra alkalmas volt, hogy év közben megközelítő képet adjon a vállalat és az egyes profit-, illetve cost centerek gazdálkodásáról, valamint bemutassa a menedzsment részére, hogy is néz ki egy kontrolling riport.

A projekt sikeres haladása ellenére a kialakított rendszer nem volt tökéletes. Az új megoldások bevezetése minden esetben a bevezető (tanácsadó) és a befogadó (vállalat) közös munkája, bizonyos döntéseket közösen kell meghozniuk. A tanácsadó felelőssége abban van, hogy ezeket a döntéseket igyekszik úgy befolyásolni, hogy azok a szakmai meggyőződése szerinti legjobb irányba vigyék a folyamatot.

Ma már világosan látszik, hogy az elfogadott szervezeti felépítés nem a vállalat valós struktúráját tükrözte és az erre felépített költséghelyi rendszer egyrészt túlzottan tagolt lett, másrészt nem a vállalat működési modelljéhez igazodott. Nem sikerült elfogadtatni a tulajdonossal azt sem, hogy a 2018-as évre készüljön éves terv, mert enélkül a riportok nem töltik be hivatásukat, a visszacsatolás nem működik.

A 2017-es év így zárult, és következett a 2018-as év valamint újabb probléma, mely igen súlyos következményekkel fenyegetett.

Folytatás: Romokban a szervezet