A kontrolling egyik fontos feladata, hogy valósághű módon számoljon be a vállalat gazdálkodásáról. A beszámolási időszakhoz tartozó bevételek és ráfordítások számbavétele sok esetben nem is olyan egyszerű, mert a könyvelt bizonylatokon szereplő dátum és az adott gazdasági esemény tényleges felmerülése nagyon gyakran nem esik egybe.

A vállalkozások egy része, illetve a könyvelést végző cég csak a beszámoló készítésekor él ezzel a lehetőséggel, elsősorban azok, melyek a könyvelést nem információforrásnak, csak szükséges rossznak tartják. Ebben az esetben az év közben egy-egy időszak könyvelt és valós számai nagy eltérést, illetve megmagyarázatlan ingadozást mutatnak.

Azok a vállalkozások, ahol a tulajdonos vagy a menedzsment felismerte, hogy a könyvelésből kinyert adatok nagyon is hasznosak lehetnek gyakran szembesülnek ezzel a problémával. Ekkor felmerül az igény, hogy a könyvelés oldja meg ezt a feladatot is és közelítsen a valós időbeni történesekhez. Ez a feladat azonban jelentős többletmunkát igényel akár a könyvelő cég, akár a saját számviteli csapat számára. Egy kis-, vagy közepes vállalkozás esetében ez olyan többlet költséget jelenthet (díjemelés vagy plusz munkaerő), melyet nem biztos, hogy szívesen felvállal a tulajdonos.

Ezen tud segíteni a kontroller, illetve egy jó szoftveres megoldás. Természetesen nem arról van szó, hogy a könyvelő helyett a kontroller fogja rögzíteni az elhatárolásokat, hiszen ezzel csak áttolnánk a feladatot az egyik helyről a másikra.

A megoldás kivitelezése előtt abból indultunk ki, év közben nem szükséges az elhatárolásokat a könyvekben rögzíteni, de a könyvelésre támaszkodó kontrolling riportokban viszont igen. A másik elvárás az volt, hogy ez ne manuálisan, hanem informatikai támogatással történjen. Ezért a példánkban szereplő vállalkozás által használt ERP rendszerben kihasználtuk azt a lehetőséget, hogy szabadon definiálható mezők állnak a felhasználók rendelkezésére. Egyet közülük kineveztünk „Elhatárolás” mezőnek, és ebbe a mezőbe bevétel, költség vagy ráfordítás könyvelésekor – ha az elhatárolandó – a tényleges hónapot jelentő számot kell beírni.

A vállalat a kontrolling munka támogatására az EasyPlan szoftvert használja. A EasyPlan az ERP-ből fogadott adatok alapján elvégzi az elhatárolást, azaz létrehozza a két kontrolling könyvelési tételt.  Az alábbiakban bemutatom a gyakorlati megvalósítást.

Részlet az ERP export fájlból:

Részlet a válllat 2018 09. havi riportjából

A riportban látható az eredeti számla tétel, forrása a könyvelés, és az elhatárolás két tétele (elhatárolás a 9. hónapról a 8. hónapra és a feloldás a 9. hónapban ellenkező előjellel). Ezzel a megoldással nagyon sok manuális munkát lehet megtakarítani és a kontrolling teljestette a vele szemben támasztott követelményt.

Fontos megjegyezni, hogy ez a megoldás csak a tárgyéven belüli elhatárolások esetén alkalmazható, az évek közötti elhatárolások esetén a könyvelésé marad a feladat, de ez még mindíg sokkal kevesebb, mint a teljes éves mennyiség.