avagy a számok mögé nézünk

A Kontrolling bevezetés több fejezetben című sorozat utolsó részében írtam arról, hogy új feladat megvalósításába kezdtünk, melynek a Projekt kontrolling címet adtuk.

Mi ennek a projektnek a tárgya és milyen célt kívánunk ezzel elérni?

A pénzügyi kontrolling teljes befejezést nyer, ha elkészül és elfogadásra kerül a 2019 évi terv. Ezt követően rendszeres havi terv/tény összehasonlító riportokat tudunk készíteni, melyek bemutatjuk, hogy a vállalat, illetve az egyes részlegek hogyan teljesítettek, a bevételek, ráfordítások miben tértek el a tervtől és számos más kérdésre is választ kaphatunk. Elemezhetjük a költségszerkezetet, fedezeti, árrés és más mutatókat tudunk prezentálni a menedzsment vagy a tulajdonosi testület részére

Mindez nagyon hasznos és jelentős eredménynek tartom, melyre büszke lehet az ügyfél és talán mi is. De minden egyes riport bemutatása, szöveges kiegészítése esetén hiányérzet fog el, mert vannak olyan kérdések melyekre nem tudunk válaszolni.

Meg tudjuk mondani, hogy az elmúlt időszakban mennyi volt a bevétel, mennyi volt a költség az eredmény, mindezt strukturáltan, költséghelyekre lebontva. A következő kérdésekre azonban már nem tudunk válaszolni:

• A bemutatott időszak befejezett ügyletei milyen eredménnyel zártak?
• A fenti kérdésre adott válasz alapján mennyi a költségek közül mennyi jut a még be nem fejezett ügyletekre?
• Mennyibe kerülnek az ügyletek megvalósításához igénybe vett egyes erőforrásaink?
• Milyen rejtett veszteségforrásaink vannak és hogy lehet azokat csökkenteni vagy kiküszöbölni?

Erről szól a projekt kontrolling és az a célunk, hogy ezeket a kérdéseket meg tudjuk válaszolni.

Miért nem tudjuk ezeket megválaszolni és mit kell tennünk annak érdekében, hogy ezeket az akadályokat elhárítsuk?

Jelenlegi ügyfelünk különböző szolgáltatásokat nyújt vevői részére. A munkavégzést megelőző folyamat a szokásos ajánlat – megrendelés – szerződéskötés hármas felállásban zajlik. Az egyes ügyletek már az ajánlati szakaszban kapnak egy azonosítót, nevezhetjük ezt projekt azonosítónak.

A projekt azonosító végigkíséri az adott ügyletet és számos tranzakció rögzítése során az SAP-ban megjelenik ez a kód. Számos alkalommal, de nem minden esetben, és itt van a probléma, melyre megoldást kell találnunk.

Az árbevétel, alvállalkozói költségek, közvetlen anyagköltség és más – egyértelműen egy adott ügylethez kapcsolódó – tranzakciók könnyen esetében könnyű eldönteni, hogy melyik projekthez tartoznak. De mi a helyzet a személyi ráfordításokkal és a különböző termelőeszközök költségeivel?

Egy munkavállaló egy adott hónapban több projekten is dolgozhat, egy munkagép, egy jármű, vagy más eszköz szintén nem csak több megbízás teljesítésében is részt vehetett. Ezekhez az erőforrásokhoz pedig jelentős költségek tartoznak, a szolgáltatás önköltségének meghatározó részei lehetnek, ezért jó lenne tudni, hogy mennyit vettünk igénybe belőlük egy-egy projekt esetében.

Az adott hónap személyi és személyhez köthető ráfordításai, az eszközök amortizációja csak egy összegben állnak rendelkezésünkre és nincs adatunk arról, hogy ezek hogyan oszlanak meg az egyes ügyletek között.

Mire van szükségünk ahhoz, hogy ezt is meg tudjuk mondani? Igazából két egyszerű kérdésre kell válaszolnunk:

Egy ügylethez

• mennyi erőforrást használtunk fel?
• mennyibe kerül az egységnyi erőforrás?

A kérdés egyszerű, de a választ megtalálni már koránt sem. Erről szól a következő fejezet, mely a Mérni a mérhetetlent címet kapta