mérni a mérhetetlent
A kontroller gyakran ütközi abba a problémába, hogy egy kérdés megválaszolása elméletben egyszerű, de a gyakorlati kivitelezés mégis nagyon nehéz. A projekt kontrolling esetében is ez a helyzet. Az előző részben feltett két egyszerű kérdésre választ adni nagyon nem egyszerű feladat.
Nézzük az első kérdést:
- mennyi erőforrást használtunk fel?
Ügyfelünk a szolgáltatásait két üzletágba szervezte, de a két üzletághoz tartozó projektekben gyakorlatilag ugyanazok a munkavállalók dolgoznak, ugyanazokat az eszközöket használják, csak a feladat más. Ebből a tényből kiindulva adódott a döntés, hogy létrehozunk egy Erőforrások nevű virtuális szervezetet és ennek megfelelően egy költséghelyet és ide „pakoljuk be” az összes munkavállalót és eszközt, melyeket a folyamatok szempontjából produktívnak nevezhetünk.
Ebből következik, hogy ezen a költséghelyen az alábbiak kerülnek rögzítésre:
- Az üzletágak produktív állományába tartozó munkavállalókkal kapcsolatos költségek
- Az üzletágak rendelkezésére álló termelő gépekkel, berendezésekkel kapcsolatos minden költség, ráfordítás, beleértve a vásárolt energiahordozók értékét is.
- Minden olyan további költség, ráfordítás mely közvetlen költségnek tekinthető, de a gazdasági esemény felmerülés pillanatában nem lehetséges közvetlenül hozzárendelni valamelyik üzleti projekthez
Az erőforrások felhasználását mérni, illetve rögzíteni kell. Jelen esetben a felhasználást időben mérjük, a mértékegység óra. Ügyfelünk a szolgáltatást minden esetben a vevő telephelyén végzi, ezért az elsődleges rögzítés írott formában (füzet, határidő napló, naptár stb.) történt, illetve bizonyos típusú szolgáltatások esetében munkalapon. A megoldás hátránya az, hogy ezt újra fel kell dolgozni és az elsődleges adathordozót el kell juttatni a feldolgozási helyre (központi iroda). Ez jelentős időveszteséget, adatvesztést (elveszett a papír) és többletmunkát jelent. A megoldás a digitális rögzítés, mely WEB-es alapon működő alkalmazást jelent, mobil applikációval összekötve.
A törzsadatokfelvitele és kezelése központilag történik (projekt kontroller), a napi teljesítmények rögzítése pedig a helyszínen mobilon vagy tableten.
A szoftver specifikációja elkészült, a fejlesztő kiválasztása és a fejlesztés következik.
Következik: menyi az annyi ?