Célegyenesben

Május közepén kellett „beugrani” és a magára hagyott könyvelők irányítását átvenni. A feladat a működőképesség elérése és folyamatos biztosítása volt.  A részleteket illetően idézek a megbízási szerződésből:

• A naprakész könyvelés megvalósítása. A naprakészség a következőket jelenti:
  • Szállítói számlák könyvelése a beérkezést követő 1 munkanapon belül
  • Bank könyvelés a tárgynapot követő első munkanapon
  • Pénztár könyvelés azonnal
  • Bérfeladás és értékcsökkenés tárgyhót követő 10. munkanapig
• Az alábbi pénzügyi folyamatok teljeskörű megvalósítása az SAP Business One (továbbiakban: SAP) keretein belül
  • Vevő-szállító folyószámla nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetése
  • Átutalási csomagok készítése
  • Szállítói rendelések készítése és kiküldése
  • Immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása és a velük kapcsolatos gazdasági események rögzítése az SAP eszköz modulja segítségével
• Az éves operatív tervezés bevezetése, a 2018 évi (pilot) tervezési folyamat kidolgozása és koordinált megvalósítása
• Fentiekhez szükséges irányítás, vezetési és oktatási feladatok elvégzése

A fentiekből is látható, hogy egy kivétellel ennek nem sok köze volt az eredeti megbízáshoz, illetve a kontrolling rendszer kiépítéséhez, de ha valaki ács és tetőt akar a házra tenni, akkor falak nélkül ezt nehezen tudja véghez vinni. Természetesen jogos a közbevetés, miszerint az ács nem szokott kőműves munkát végezni, de ebben az esetben az a szerencsés helyzet állt elő, hogy „ács” és „kőműves” gyakorlat is rendelkezésre állt.

A helyzet tanulsága az, hogy a dolgok összefüggenek és minden esetben a megbízó érdekeit kell szem előtt tartani. Nem lehet hátradőlni és várni, hogy optimálisak legyenek a feltétételek.  A feltételek sosem azok és képesnek kell lenni komplex szolgáltatást nyújtani.

A munka elkezdődött és hamar kiderült, hogy a könyvelők tudásával és hozzáállásával nincs gond, csak a megfelelő irányítás hiányzott. A lemaradást sikerült behozni, kisebb-nagyobb zökkenők után a 2018-as év nyitása is megtörtént, a nyitó analitikák migrálását is sikerült megoldani és folyt a tárgyévi bizonylatok feldolgozása.

Az erőfeszítések meghozták az eredményt, az igért határidőre – 2018.07.17 – első féléves főkönyvi kivonatot tudtunk produkálni. A könyvelés tartalmazta az értékcsökkenést, bérfeladást is, mégpedig a havi zárlati munkák részeként, az SAP az eladási pillanatában könyvelte az ELÁBÉ-t, így valós képet tudtunk adni a cég működésérőé. Ezt követően elkészítettük a féléves mérleget, mely már az elhatárolásokat is magában foglalta. Az „Elhatárolások kontrolling módra” című írásomban ismertettem, hogy a kontrolling riportokban hogyan jelenítettük meg az évközi elhatárolásokat, ez most fordítva is működött, a riport adatbázisból kinyert adatok alapján ezek a mérlegbe is bekerültek.

A könyvelés egyenesbe került és ez meglátszott a kontrolling munka produktumaiban is, a riportok egyre valóságosabb képet mutattak a társaság gazdálkodásáról, a pozitívumokról és a negatívumokról egyaránt.

2018 augusztusában úgy éreztem itt az ideje a számvetésnek, összefoglalni, hogy hova jutottunk és milyen teendők vannak még előttünk. Mindezekről egy összefoglaló jelentés készült a tulajdonos részére, melyből csak a kontrollingra vonatkozó részt idézem:

„……. A kontrolling rendszer kiépült, a havi, illetve negyedéves beszámolók működnek, de két probléma megoldásra vár:

A kontrollig rendszer jelenleg féloldalas, mert nincs terv, tervezés. Éves operatív terv nélkül a riportok nem tudják hivatásukat betölteni, nem tárják fel az eltéréseket, nem működik a visszacsatolás………….

Feladatok:

• Éves tervezés megvalósítása
• Projekt kontrolling

A projekt kontrolling feltételei megvannak részben informatikai oldalról (SAP), részben pedig a költségek egy részének manuális nyilvántartása jelenleg is folyik. Ezt az üzleti tevékenységre vonatkozóan teljeskörűvé kell tenni minden közvetlen költségfajtára vonatkozóan (Anyag, élőmunka, egyéb közvetlen) és ki kell tudnunk mutatni az egyes üzletek fedezet tartamát.”

A tulajdonos a fentieket elfogadta és megbízást kaptunk mindkét feladat megvalósítására. A következő és – egyelőre – utolsó részben beszámolok arról, hogy milyen részfeladatok megoldásán keresztül tudunk eleget tenni a megbízásnak és hogyan kezdtünk hozzá.

Következik: úton az igazi kontrolling felé