mennyi az annyi?
Megmértük, hogy mennyit használtunk fel az erőforrásokból egy projekt megvalósításához, de mennyibe került ez nekünk? Tehát most a második kérdésre kell válaszolnunk:
-
mennyibe kerül az egységnyi erőforrás?
Ennél a pontnál egy kis kitérőt kell tennünk. Az Erőforrások nevű „dobozban” összegyűjtött költségeket kell a különböző projektek között szétosztanunk. Ezt háromféleképpen tehetjük meg:
- Felosztás vetítési kulcs alapján
Az Erőforrások költségeit valamilyen vetítési kulcs alapján felosztjuk az egyes Projektek között. A leggyakrabban használt vetítési kulcs az adott időszakban kiszámlázott árbevétel.
A módszer előnye, hogy egyszerűen és könnyen alkalmazható, részletes nyilvántartások nem szükségesek hozzá. Hátránya az, hogy nem a projektek valós ráfordításait, hanem csak valamilyen kulcs alapján felosztott költségeket tartalmaz.
- Felosztás tényleges igénybevétel és ráfordítás alapján
Az adott költséghelyen ténylegesen felmerült költségek kerülnek felosztásra az egyes projektekre fordított idő alapján.
A módszer előnye az, hogy nem csak Profit Center, hanem projekt szinten ad információt az eredményességről és bár munkaigényesebb, mint az előző módszer, de még viszonylag könnyen alkalmazható. (Nincs szükség elő-, illetve utókalkulációra)
Hátránya egyrészt az, hogy az elő-, és utókalkuláció hiánya miatt nem lehet összehasonlítani, értékelni az egyes erőforrások költségeit, hatékonyságát vagy annak hiányát.
- Felosztás tényleges igénybevétel és rögzített egységárak alapján
A projektek megvalósítása során igénybe vett erőforrások mennyiségét az igénybevétel pillanatában rögzítjük és az erőforrások tényleges vagy előkalkulált egységára alapján a projektekre terheljük.
Ez a leghatékonyabb módszer, mert nem csak az egyes projektek, hanem az erőforrások hatékonyságát is mérhetjük vele. A rögzített egységáras belső bevételek és a tényleges költségek különbsége mutatja azt, hogy a tervezetthez képest hogyan alakul a belső erőforrások, kapacitások költsége. Iparági összehasonlító és egyéb elemzések segítségével feltárhatók a vesztségforrások illetve növelhető a hatékonyság és a versenyképesség is.
Hátránya az, hogy működtetése jelentős többletköltséggel és adminisztrációval jár, hiszen nem csak az igénybevétel mennyiségét kell részletesen nyilvántartani, hanem szükség van az egységárak meghatározására is. (Elő-, és utókalkuláció, munkalapok pontos vezetése, munkaidő nyilvántartás, projekt kontroller)
Ügyfelünk a harmadik megoldást választotta és ezzel nem kis kockázatot vállalt, hiszen ez a legmunkaigényesebb módszer és lehet, hogy a fokozatos haladás jobb lett volna.
És most visszatérve a feltett kérdésre: hogyan határozzuk meg az erőforrások egységárát?
A válasz tervezéssel és azon belül kapacitástervezéssel. A kapacitástervezés lényege röviden:
A munkavállalók és az eszközök produktív időalapját kell megtervezni és az erőforrások tervezett költsége alapján megkapjuk az erőforrások tervezett fajlagos költségét. A kapacitástervezéshez rendelkezésünkre áll az EasyPlan kapacitástervező modulja, melynek segítségével ez a munka könnyen és gyorsan elvégezhető.
Az igénybe vett erőforrások „ára” a tervezett fajlagos költség lesz, ettől eltéríteni szerintem nem célszerű, mert ezzel nem teremtünk valódi belső piaci körülményeket és nem kapunk valós információt a projektek eredményességéről.
Az igénybe vett mennyiség és az egységárak alapján meghatározhatjuk a projektek belső erőforrás költségeit és ezzel kiegészítve a már könyvelt bevételeket, illetve ráfordításokat előáll a végeredmény, a projekt kontrolling.
A projekt kontrolling számos információt tud adni a menedzsment számára:
- Projektek által megtermelt fedezet
- Szétválaszthatók a lezárt projektekhez kapcsolódó költségek a még futó ügyletek ráfordításaitól
- Elemezhetők az alacsony vagy negatív fedezettel rendelkező projektek és a veszteség okai
- Elemezhetők az erőforrások fajlagos költségei
- Megalapozottabb árajánlatok készíthetők
Az erőforrások tervezett egységárait negyedévente, de legalább félévente felül kell vizsgálni és ha szükséges, akkor módosítani.