mennyi az annyi?

Megmértük, hogy mennyit használtunk fel az erőforrásokból egy projekt megvalósításához, de mennyibe került ez nekünk? Tehát most a második kérdésre kell válaszolnunk:

• mennyibe kerül az egységnyi erőforrás?

Ennél a pontnál egy kis kitérőt kell tennünk. Az Erőforrások nevű „dobozban” összegyűjtött költségeket kell a különböző projektek között szétosztanunk. Ezt háromféleképpen tehetjük meg:

• Felosztás vetítési kulcs alapján

Az Erőforrások költségeit valamilyen vetítési kulcs alapján felosztjuk az egyes Projektek között. A leggyakrabban használt vetítési kulcs az adott időszakban kiszámlázott árbevétel.

A módszer előnye, hogy egyszerűen és könnyen alkalmazható, részletes nyilvántartások nem szükségesek hozzá. Hátránya az, hogy nem a projektek valós ráfordításait, hanem csak valamilyen kulcs alapján felosztott költségeket tartalmaz.

• Felosztás tényleges igénybevétel és ráfordítás alapján

Az adott költséghelyen ténylegesen felmerült költségek kerülnek felosztásra az egyes projektekre fordított idő alapján.

A módszer előnye az, hogy nem csak Profit Center, hanem projekt szinten ad információt az eredményességről és bár munkaigényesebb, mint az előző módszer, de még viszonylag könnyen alkalmazható. (Nincs szükség elő-, illetve utókalkulációra)

Hátránya egyrészt az, hogy az elő-, és utókalkuláció hiánya miatt nem lehet összehasonlítani, értékelni az egyes erőforrások költségeit, hatékonyságát vagy annak hiányát.

• Felosztás tényleges igénybevétel és rögzített egységárak alapján

A projektek megvalósítása során igénybe vett erőforrások mennyiségét az igénybevétel pillanatában rögzítjük és az erőforrások tényleges vagy előkalkulált egységára alapján a projektekre terheljük.

Ez a leghatékonyabb módszer, mert nem csak az egyes projektek, hanem az erőforrások hatékonyságát is mérhetjük vele. A rögzített egységáras belső bevételek és a tényleges költségek különbsége mutatja azt, hogy a tervezetthez képest hogyan alakul a belső erőforrások, kapacitások költsége. Iparági összehasonlító és egyéb elemzések segítségével feltárhatók a vesztségforrások illetve növelhető a hatékonyság és a versenyképesség is.

Hátránya az, hogy működtetése jelentős többletköltséggel és adminisztrációval jár, hiszen nem csak az igénybevétel mennyiségét kell részletesen nyilvántartani, hanem szükség van az egységárak meghatározására is. (Elő-, és utókalkuláció, munkalapok pontos vezetése, munkaidő nyilvántartás, projekt kontroller)

Ügyfelünk a harmadik megoldást választotta és ezzel nem kis kockázatot vállalt, hiszen ez a legmunkaigényesebb módszer és lehet, hogy a fokozatos haladás jobb lett volna.

És most visszatérve a feltett kérdésre: hogyan határozzuk meg az erőforrások egységárát?

A válasz tervezéssel és azon belül kapacitástervezéssel. A kapacitástervezés lényege röviden:

A munkavállalók és az eszközök produktív időalapját kell megtervezni és az erőforrások tervezett költsége alapján megkapjuk az erőforrások tervezett fajlagos költségét.  A kapacitástervezéshez rendelkezésünkre áll az EasyPlan kapacitástervező modulja, melynek segítségével ez a munka könnyen és gyorsan elvégezhető.

Az igénybe vett erőforrások „ára” a tervezett fajlagos költség lesz, ettől eltéríteni szerintem nem célszerű, mert ezzel nem teremtünk valódi belső piaci körülményeket és nem kapunk valós információt a projektek eredményességéről.

Az igénybe vett mennyiség és az egységárak alapján meghatározhatjuk a projektek belső erőforrás költségeit és ezzel kiegészítve a már könyvelt bevételeket, illetve ráfordításokat előáll a végeredmény, a projekt kontrolling.

A projekt kontrolling számos információt tud adni a menedzsment számára:

• Projektek által megtermelt fedezet
• Szétválaszthatók a lezárt projektekhez kapcsolódó költségek a még futó ügyletek ráfordításaitól
• Elemezhetők az alacsony vagy negatív fedezettel rendelkező projektek és a veszteség okai
• Elemezhetők az erőforrások fajlagos költségei
• Megalapozottabb árajánlatok készíthetők

Az erőforrások tervezett egységárait negyedévente, de legalább félévente felül kell vizsgálni és ha szükséges, akkor módosítani.