Sok-sok évvel ezelőtt egy kereskedelmi multinál a kontrolling részleget vezettem. A cég egyre csak nőtt, a szervezeti egységek száma egyre több lett. A kontrolling központi eleme itt is a tervezés volt, mely elsősorban eredmény centrikus volt.

Bevételek, költségek, eredmény. Az adatokat Excel táblák tartalmazták, képletekkel, hivatkozásokkal. Megjegyezni kívánom, hogy a 90-es évek közepét írtuk, az Excel verzió 4.0 vagy 5-ös volt, a hardver pedig AT 486-os, esetleg Pentium I.

Egyre inkább megfogalmazódott az igény, hogy a tervezés során készüljön cash flow előrejelzés és mérleg terv. Az elméleti alapok ehhez megvoltak és elkezdődött a modell kidolgozása Excel segítségével. A munka haladt és az Excel fájlok egyre szaporodtak. Az elkészült és mai szemmel nézve közel sem tökéletes modell 30-40 Excel fájlt tartalmazott és ezek mindegyike több munkalapot. Az egyes fájlok egymásra hivatkoztak és ennek következtében tekintélyes méretűre nőttek. A problémák már ekkor jól érzékelhetők voltak:

• A nagy méret miatt az akkori hardver kapacitások határát feszegettük (memória és processzor korlátok)
• A téves adatbevitelt kiszűrő megoldások az Excelben csak nagyon korlátozottan állnak rendelkezésre
• A sok hivatkozás és rengeteg képlet miatt jelentős időt kötött le az elütések, felülírások miatti javítás
• Az egyre bonyolultabb konstrukció miatt a modell nagyfokú bizonytalanságot tartalmazott, állandó volt (és általában jogosan) az érzés, hogy hibás vagy hiányzó képletek miatt az eredmény nem megbízható
• Az input adatok rögzítése ebben a formában az operatív területek részéről nem volt lehetséges, így viszont dupla adatrögzítés történt, mely jelentősen megnövelte az időt és a hiba százalékot

Ezt követően egy informatika cégcsoport kontrolling rendszerét kellett kiépítenem, és itt folytattam a modell továbbfejlesztését. Az eredmény ellentmondásos lett. Az elméleti megalapozottság egyre jobb lett, de a fent említett okok miatt a gyakorlati alkalmazás viszont egyre nehezebb.

És ekkor jött a végső „kegyelemdöfés” – egy várható akvizíció miatt több éves üzleti tervet kellett készíteni, mely egy magyar anya-, és két külföldi leányvállalatot ölelt fel. Egyértelmű volt, hogy a kétfős kontrolling csapat, még ha éjjel nappal is ezen dolgozik, akkor sem fogja tudni ezt a feladatot az elvárt színvonalon teljesíteni.

Ez volt az a pillanat, amikor az addig csak érlelődő gondolat cselekvéssé változott. Világos volt, hogy kell egy tervező szoftver, mely alatt egy relációs adatbázis kezelő működik. Az egyik lehetőség a vásárlás, bevezetés volt, a másik pedig a saját fejlesztés. A döntés az utóbbi lett, hogy miért és miképpen az egy másik történet, most csak annyit, hogy megszületett az             EasyPlan 1.0.

A mai tudásához képest nagyon szerény mű volt, beégetett riportokkal, csak két dimenzióval, nagyon csekély szűrési feltételekkel, támogató automatizmusok nélkül, de működött. Az említett üzleti terv 3 hét alatt elkészült, az akvizíció megvalósult.

És most válaszoljuk meg a címben feltett kérdést: Excel vagy valami más? A válasz Excel és valami más.

A kontroller sosem fog tudni dolgozni jó táblázatkezelő nélkül, hiszen számtalanszor kell azonnali felkéréseknek eleget tenni, gyorsan kiszámolni, elemezni, kalkulálni. Ehhez pedig kiváló eszköz az Excel és az is marad.

Minden olyan esetben azonban, amikor sztenderd feladattal állunk szemben és nagy mennyiségű adattal kell komplex, összetett számításokat végezni, akkor erre a feladatra specializálódott szoftverre és adatbázis kezelő megoldásra van szükség. Ezek a szoftverek nem csak a felsorolt problémákra jelentenek megoldást, hanem a legtöbb esetben olyan tudást – know how-t – is adnak, mely hozzájárul a vállalti kontrolling munka színvonalának emeléséhez is.