Címke: Szoftver

Kontrolling bevezetés több fejezetben – 5. rész

Minden vélemény számít!

Végre tervezünk!

Kettős feladat előtt álltunk: el kell készíteni a társaság 2019 évre szóló tervét és egy új megoldást kell bevezetnünk, ez pedig a projekt kontrolling.

Egy vállalat éves tervének elkészítése még akkor is nagy feladat, ha a társaságnak ebben már van gyakorlata és rendelkezésre állnak azok a munkatársak, akikre lehet számítani ebben a nem kis munkában. Most azonban nem ez a helyzet, ez lesz az első alkalom, amikor a vállalat tervet készít, és – jellemzően a gyorsan nővő KKV-ra – itt sem bővelkedünk az erre a feladatra megfelelő tudással és gyakorlattal rendelkező közép-, és felső vezetőkben.

Alapelv, hogy a tervezés nem a kontroller feladata, neki az előkészítés, a szakmai támogatás és a tevékenység koordinálása jut, erre kell összpontosítania. A vállalati menedzsment, az üzleti-, és egyes funkcionális területek közös munkája eredményeképpen áll össze a terv, hiszen csak így lesz az vállalható és számonkérhető

De mi a helyzet akkor, ha csak nagyon korlátozottan tud működni ez a közös munka, mert vagy foghíjas a szervezet, illetve hiányzik a rutin, a tapasztalat?  Véleményem szerint nincs más megoldás, mint megszegni az alapelvet és a kontroller beszáll a tervezésbe. A kérdés az, hogy ez hogyan és milyen mértékben történjen?

Egy vállalati tervnek több fejezete van, leegyszerűsítve ez a következőket jelenti:

  • Értékesítés
  • Működés
  • Beruházások
  • Finanszírozás

A fentiekből – valljuk be őszintén – a működési költségek tervezése általában a kontroller feladata, kiegészítve egy-két funkcionális terület közreműködésével. Ilyen lehet a HR (Létszám, bér), az IT (IT infrastruktúra működési költségei és fejlesztések), az üzemeltetés (közművek, telekommunikáció, flotta, üzemeltetés és bérleti díjak stb.)

Jelen esetben ebből rendelkezésre áll a HR és az IT támogatása a többi esetben marad a bázis alapú tervezés. A működési költségek esetében ez egy bevált és vállalható megoldás, és szerencsénkre rendelkezésre állnak a 2018 évi (1 – 11 hónap) riportok, melyek költséghelyes bontában tartalmazzák a szükséges adatokat.

A probléma abból fakad, hogy a szóban forgó vállalat mérete már nem kicsi. A hetven munkatárs bérének és egyéb juttatásainak, valamint a személyükhöz köthető egyéb költségek (telefon, autó stb) továbbá a működési költségek 35 költséghelyre kiterjedő megtervezése nem kis munka. Ehhez még hozzá kell vennünk a közel 400 eszköz amortizációját, a nagyobb értékű munkagépek karbantartási és üzemeltetési költségeit. Mindezek megtervezése még akkor is jelentős manuális munkát és információgyűjtést igényel, ha a bázis adatok rendelkezésre állnak.

A megoldás itt is, mint minden más esetben is, az automatizáció, a tervezési munkát könnyítő és sok manuális tevékenységet kiváltó szoftveres megoldás. Az általunk fejlesztett EasyPlan szoftver sok ilyen beépített automatizmussal rendelkezik, ezeket hamarosan egy videóban külön is be fogjuk mutatni.

Az értékesítési fejezet a terv legfontosabb része. A következő év sikere, a rendelkezésre álló források alakulása, az eredmény mind ezen áll vagy bukik. A bázis módszer itt sok esetben nem alkalmazható, vagy csak kiinduló pont lehet, itt önálló tervező munkára van szükség. Ez lesz a tervezés egyik legnagyobb kihívása, mert ezt semmiképpen nem lehet átvállalni, marad a mélyinterjús módszer. Erről már írtam a Tervezés vagy jóslás, avagy minek tervezni egyáltalán? című bejegyzésemben és most is ezt fogjuk alkalmazni.

A forgalmi és működési terv elkészítése után kerül sor a beruházások megtervezésére. Az EasyPlan és néhány pénzügyi információ segítségével összeáll az elsődleges cash flow terv (Működési cash flow) és erre alapozva lehet meghatározni a beruházásokra rendelkezésre álló saját forrást (szabad saját tőke és amortizáció) és ezt lehet kiegészíteni a lehetséges külső forrásokkal. (Hitelek és támogatások).

Ez már a kontrolling és a gazdasági menedzsment együttes feladata, és ha a működési terv kész van, akkor ez már csak munka és munka kérdése. Az elfogadott menetrend szerint a tervnek január végéig el kell készülnie és legkésőbb február végéig a tulajdonosi testületnek is el kell fogadnia. Ezt követően végre igazi Terv/Tény riportok és beszámolók fognak készülni.

Ezzel a Kontrolling bevezetés több fejezetben című sorozat befejeződött, de a munka nem áll meg. A következő sorozatban a kontrolling egy mélyebbre hatoló szintjéről fogok beszélni és ez a folyamat kontrolling. A folyamatok közül a projekt kontrolling megvalósításáról, annak buktatóiról, nehézségeiről fogok szólni, melyek nagy része még előttünk áll, így a jövő számomra is bizonytalan, de abban biztos vagyok, hogy ha sikerül megfelelnünk ennek a kihívásnak, akkor bebizonyítjuk, hogy a kontrolling hasznos eszköze lehet a vállalat vezetésnek és megéri azt a pénzt és fáradságot, melyet belefektettünk mi és az ügyfél közösen.

Excel vagy valami más?

Minden vélemény számít!

Sok-sok évvel ezelőtt egy kereskedelmi multinál a kontrolling részleget vezettem. A cég egyre csak nőtt, a szervezeti egységek száma egyre több lett. A kontrolling központi eleme itt is a tervezés volt, mely elsősorban eredmény centrikus volt.

Bevételek, költségek, eredmény. Az adatokat Excel táblák tartalmazták, képletekkel, hivatkozásokkal. Megjegyezni kívánom, hogy a 90-es évek közepét írtuk, az Excel verzió 4.0 vagy 5-ös volt, a hardver pedig AT 486-os, esetleg Pentium I.

Egyre inkább megfogalmazódott az igény, hogy a tervezés során készüljön cash flow előrejelzés és mérleg terv. Az elméleti alapok ehhez megvoltak és elkezdődött a modell kidolgozása Excel segítségével. A munka haladt és az Excel fájlok egyre szaporodtak. Az elkészült és mai szemmel nézve közel sem tökéletes modell 30-40 Excel fájlt tartalmazott és ezek mindegyike több munkalapot. Az egyes fájlok egymásra hivatkoztak és ennek következtében tekintélyes méretűre nőttek. A problémák már ekkor jól érzékelhetők voltak:

  • A nagy méret miatt az akkori hardver kapacitások határát feszegettük (memória és processzor korlátok)
  • A téves adatbevitelt kiszűrő megoldások az Excelben csak nagyon korlátozottan állnak rendelkezésre
  • A sok hivatkozás és rengeteg képlet miatt jelentős időt kötött le az elütések, felülírások miatti javítás
  • Az egyre bonyolultabb konstrukció miatt a modell nagyfokú bizonytalanságot tartalmazott, állandó volt (és általában jogosan) az érzés, hogy hibás vagy hiányzó képletek miatt az eredmény nem megbízható
  • Az input adatok rögzítése ebben a formában az operatív területek részéről nem volt lehetséges, így viszont dupla adatrögzítés történt, mely jelentősen megnövelte az időt és a hiba százalékot

Ezt követően egy informatika cégcsoport kontrolling rendszerét kellett kiépítenem, és itt folytattam a modell továbbfejlesztését. Az eredmény ellentmondásos lett. Az elméleti megalapozottság egyre jobb lett, de a fent említett okok miatt a gyakorlati alkalmazás viszont egyre nehezebb.

És ekkor jött a végső „kegyelemdöfés” – egy várható akvizíció miatt több éves üzleti tervet kellett készíteni, mely egy magyar anya-, és két külföldi leányvállalatot ölelt fel. Egyértelmű volt, hogy a kétfős kontrolling csapat, még ha éjjel nappal is ezen dolgozik, akkor sem fogja tudni ezt a feladatot az elvárt színvonalon teljesíteni.

Ez volt az a pillanat, amikor az addig csak érlelődő gondolat cselekvéssé változott. Világos volt, hogy kell egy tervező szoftver, mely alatt egy relációs adatbázis kezelő működik. Az egyik lehetőség a vásárlás, bevezetés volt, a másik pedig a saját fejlesztés. A döntés az utóbbi lett, hogy miért és miképpen az egy másik történet, most csak annyit, hogy megszületett az             EasyPlan 1.0.

A mai tudásához képest nagyon szerény mű volt, beégetett riportokkal, csak két dimenzióval, nagyon csekély szűrési feltételekkel, támogató automatizmusok nélkül, de működött. Az említett üzleti terv 3 hét alatt elkészült, az akvizíció megvalósult.

És most válaszoljuk meg a címben feltett kérdést: Excel vagy valami más? A válasz Excel és valami más.

A kontroller sosem fog tudni dolgozni jó táblázatkezelő nélkül, hiszen számtalanszor kell azonnali felkéréseknek eleget tenni, gyorsan kiszámolni, elemezni, kalkulálni. Ehhez pedig kiváló eszköz az Excel és az is marad.

Minden olyan esetben azonban, amikor sztenderd feladattal állunk szemben és nagy mennyiségű adattal kell komplex, összetett számításokat végezni, akkor erre a feladatra specializálódott szoftverre és adatbázis kezelő megoldásra van szükség. Ezek a szoftverek nem csak a felsorolt problémákra jelentenek megoldást, hanem a legtöbb esetben olyan tudást – know how-t – is adnak, mely hozzájárul a vállalti kontrolling munka színvonalának emeléséhez is.