A kezdet – 1. rész

Több, mint egy éve, hogy elkezdődött egy nagy projekt, ami azt célozta, hogy egy egyszemélyes vállalkozásból milliárdos cégé fejlődött társaság tulajdonosa elhatározta, hogy a szervezetet és a vállalatirányítás rendszerét átalakítja, korszerűsíti. Az átalakulási folyamat részeként társaságunk felkérést kapott arra, hogy alakítsunk ki egy jól működő kontrolling rendszert, A munka elkezdődött és mint általában, most is kiderült, a feladat nem olyan egyszerű, előbb jó néhány akadályt le kell küzdeni.

A továbbiakban bemutatjuk, hogy milyen lépések mentén folyt a munka, milyen nehézségekkel kellett megküzdeni és milyen eredményeket értünk el

Kontrolling bevezetés

Első rész: Felmérés

Minden esetben az ilyen jellegű munka megkezdése előtt felmérést végzünk. A felmérés azt célozza, hogy megismerjük a vállalat tevékenységét, a szervezet felépítését, az alkalmazott vállalatirányítási módszert és az ügyviteli folyamatokat, illetve az ilyen tevékenységet végző külső vagy belső munkatársakat.

Már a felmérés elején kiderült, hogy igazi „zöldmezős” helyzettel állunk szemben, annak minden előnyével és hátrányával.  Előny az, hogy nem egy már kialakult szisztémát kell javítanunk, toldoznunk-foltoznunk, viszont nagyon sok kapcsolódó feladatot el kell végezni és akkor még nem is szóltunk arról, hogy nem csak az infrastruktúra kialakítása a feladat, hanem képessé kell tenni a szervezetet az új megoldások, szemlélet befogadására is. És ez utóbbi sokszor a legnehezebb, de erről később.

A felmérés legfontosabb megállapításai a következők voltak:

• A vállalat megvásárolt egy ERP licencet (SAP Business One továbbiakban SBO-nak rövidítem), de csak az értékesítés modult használják
• A könyvelés kiszervezett formában a klasszikus útókövetéses és a klasszikus jogszabályi megfelelési módszerrel működik, egyáltalán nem felel meg a korszerű vállalatirányítás által támasztott követelményeknek
• A pénzügyi tevékenység legnagyobb részben a vállalat belső erőforrásokkal megoldott folyamata, de nagyon korszerűtlen és alacsony hatékonyság mellett működik. (Manuális vagy excel nyilvántartások, párhuzamos tevékenységek, autmatizált megoldások teljes hiánya)
• A személyi feltételek problémája
• Kiforratlan szervezeti felépítés.

A fenti hiányosságok alapján rögtön világossá vált, hogy az alapfeladat (kontrolling kialakítása) előtt egy másikat kell megoldani, amit SAP Integrációnak neveztünk el, és az SBO használatának kiterjesztését foglalja magában.

Az SAP integráció felvetett azt a kérdést is, hogy maradjon a kiszervezett könyvelési megoldás, vagy épüljön ki a saját kompetencia. Ekkor még nem sejtettük, hogy ez a kérdés később mekora jelentőséggel fog bírni, és nem sokon múlott, hogy a projekt teljes kudarcot valljon.

Az egy hónapos munka végén a tulajdonos elé terjesztettük a felmérés eredményét és a megoldási javaslatainkat. Ezek röviden a következők voltak:

• Szervezetfejlesztés lezárása
• SAP integráció megvalósítása
• Számviteli kompetencia kialakítása
• Kontrolling rendszer kialakítása az előzőek megvalósítását követően

A javaslatunkat a tulajdonos elfogadta, és megalakut az SAP Integrációs projekt. És ekkor jöttek a problémák.

Következő rész: SAP Integráció